Onboarding RUN : les étapes pour une reprise réussie en maintenance WordPress

Avant que notre équipe RUN prenne en charge la maintenance d’un site WordPress, une règle s’applique : le projet doit impérativement suivre un processus d’onboarding bien précis.

L’objectif ? Soumettre le projet à un audit complet de nos expertises, l’aligner au mieux sur nos standards, et fournir tous les outils nécessaires pour assurer une maintenance de qualité, quel que soit le type d’intervention.

Passage obligé pour une maintenance sereine

Au fil du temps et de nos expériences, nous avons constaté que l’onboarding en maintenance pose les bases d’une collaboration réussie, et permet de nombreux avantages :

1. Prise en compte des besoins et attentes de chacun
2. Évaluation complète du site, en identifiant les points forts et axes d’amélioration
3. Efficacité opérationnelle, avec une roadmap claire et toutes les informations nécessaires.
4. Adoption de pratiques éprouvées pour garantir sécurité et performance.

L’onboarding, c’est le pilier pour garantir une compréhension claire du projet et établir une relation solide avec nos clients, pour une collaboration fluide et parfaitement alignée.

Alexandre Sadowski, associé chez Be API

Étape 0 : Contexte et compréhension des besoins

Un nouveau projet se présente pour notre équipe RUN. Cela peut être :

• un projet développé par Be API, dont la mise en ligne est achevée.
• un projet réalisé par une autre agence.
• un projet dont la maintenance a été interrompue pendant un certain temps.

À ce stade, l’équipe commerciale engage une discussion approfondie avec les responsables de projet côté client. Nous retraçons l’historique du projet, établissons une cartographie des besoins et attentes du client, et définissons clairement les objectifs de maintenance.

➡️ Chez Be API, nous proposons des accompagnements de maintenance sur mesure, adaptés à chaque projet et client. Les enjeux peuvent varier : besoin de support et disponibilité, niveaux de sécurité, comitologie attendue, etc…

C’est pourquoi il est important de définir avec précision le type d’accompagnement nécessaire pour chaque nouveau client RUN.

Étape 1 : Le pré-audit, la phase de validation

Une fois le contexte établi, il est temps de mettre les mains « dans le cambouis ». On va analyser le back office et le code source du site, et déterminer les conditions de reprise du site en maintenance. Cette première étape technique est réalisée par des développeurs expérimentés, afin de déterminer si le projet peut être repris de manière efficace et sécurisée.

Les objectifs de l’audit :

1. Analyser le thème utilisé, les extensions en place et les mises à jour nécessaires.
2. Évaluer la qualité des développements spécifiques réalisés.
3. Identifier les points forts, les améliorations nécessaires et les points d’attention.

En passant le site au peigne fin, nos experts déterminent si les technologies utilisées sont compatibles avec celles de l’agence, ou s’en rapprochent au maximum.

La plupart du temps, nous parvenons à nous aligner. Mais si le projet utilise des pratiques de développement trop éloignées des nôtres, nous préférons renvoyer vers d’autres prestataires plus adaptés. Cela permet, pour nos clients, d’éviter des problèmes de compatibilité, des retards et des surcoûts potentiels, et notre équipe, de maintenir un niveau élevé de qualité et d’efficacité dans nos interventions.

C’est le meilleur moyen de garantir que chaque projet bénéficie du meilleur accompagnement possible

Étape 2 : l’onboarding, la prise en charge technique

Lorsque l’audit valide la reprise du site en maintenance, c’est le moment de passer à proprement parler en phase d’onboarding. Chaque équipe va prendre connaissance du projet, et regarder ce qu’il se cache sous le capot.

📆 Durée : environ 1 mois

Objectifs :

• Mise en place des outils et des environnements nécessaires pour la maintenance
• Identification des actions prioritaires à appliquer en maintenance

Collecte d’informations

À ce stade, l’agence récupère toutes les informations, autorisations et les documents nécessaires auprès des clients :

1. Documentations projet (cahier des charges, spécifications, etc.)
2. Services tiers (authentification, moteurs de recherche externes, etc.)
3. Code source applicatif (compilation, dépendances, plugins premium, etc.)
4. Environnements (identifiants pour les environnements, hébergement, etc.)
5. SEO / Analytics (périmètre de l’agence, prestataires, etc.)

Coordination des équipes

Sous la direction d’un chef de projet s’organisent les interventions des différentes équipes. Un tableau de suivi détaillant les actions à réaliser par chaque spécialité est créé, offrant une feuille de route claire et une transparence totale pour les clients.

Les experts techniques se succèdent pour vérifier l’ensemble du projet :

• DevOps
• Plugin Dev
• Thème Dev
• SEO / Analytics

Les différents steps :

• Mise en place du versionning du code : nous suivons chaque modification, permettant de revenir en arrière en cas de besoin et d’identifier les responsables des changements.
• Intégration et déploiement continus (CI/CD) : Nous automatisons les tests et les mises à jour pour assurer rapidité et fiabilité sans intervention manuelle.
• Création d’environnements de développement local : Des copies locales du site permettent de tester les modifications avant de les appliquer en ligne, réduisant les risques.
• Documentation technique du projet : Un guide complet expliquant le fonctionnement du projet et comment le modifier, garantissant une compréhension claire pour tous.

Étape 3 : la restitution client, le bilan

Une fois toutes les actions réalisées, le chef de projet initialise le support de restitution d’onboarding et organise une réunion avec le client pour évaluer l’état du projet.

Nous faisons le point sur :

• Les éléments mis en place
• Les tickets prioritaires pour lancer la maintenance
• Les recommandations de l’agence
• Le devis correspondant
• Les prochaines étapes

L’équipe RUN passe en revue toutes les interventions nécessaires pour la mise en conformité du site le plus rapidement possible. La validation des recommandations de l’agence permettra de lancer le traitement des tickets ouverts et autres accompagnements proposés.

Conclusion

Le processus d’onboarding en maintenance chez Be API est pensé pour assurer une prise en charge efficace des sites WordPress en maintenance. Un onboarding minutieux permet de partir sur des bases solides en identifiant dès le départ les besoins spécifiques de chaque projet.

Grâce à notre méthodologie éprouvée et à notre équipe dédiée à la maintenance, nous accompagnons nos clients tout au long de la vie de leur site. Nous proposons un accompagnement complet, afin que vous puissiez vous concentrer sur le développement de votre activité en toute sérénité.

Prêt à optimiser la maintenance de votre site WordPress ?

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